ビジネスはあいさつから

海外ビジネストピックス - ジェトロ
ジェトロ・ビジネスライブラリー <東京・大阪> 海外ビジネストピックス. 最近話題に上る海外ビジネスに関係するトピックスを取り上げ、その概要と最近の動き、ライブラリー所蔵の参考資料、雑誌記事、そして関連WEBサイトを紹介するコーナーです。 ...
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英文のビジネス文書の書き方を教えてください。
素人なもので、英文の文書がなかなかうまく書けません。
フィジーから日本にお客様（バイヤー）を呼ぶための招へい書の書類を発送したいです。
文書はこんな感じです。
「招へい書を送ります。
ご確認ください。
私たちはあなた方が来ることをとても楽しみにしています。
」 これを・・・hello. The invitation sheet is sent. please confirm it. i hope to see you soon. thank you.これだけでは少し幼稚な文章だと思います。
大切なお客様なので、どなかたお力をお貸しください。
質問者さんがおっしゃてる「招へい書」というのは、バイヤーさんがビザを申請する際に必要な、正式な書類でしょうか？
それとも、ただ単に「お待ちしてます」という、歓迎の手紙のようなものでしょうか？
以前、ベトナムの方への招へい書を準備したことがあります。
この場合、前者の「正式な書類」であったため、日本語で作成しました。
ビザ申請のための招へい書であれば、日本大使館(領事館)に提出するので、日本語でも問題ありません。
また、正式な書類であれば、文章だけでなく、書式もある程度決まっている場合があると思います。
まずは、どういった招へい書なのか、ご確認下さい。
このご質問に追記して頂くか、また改めて質問をして頂ければ、答えさせて頂きます。
【追記】ビジネス英文書について、質問者さんがどこまでご存じなのかわからないので、細かく説明します。
すでにおわかりの部分もあるかもしれませんが、ご了承下さい。
添え書きとのことですが、一応正式な(一般的な)書き方をご紹介します。
(③以降は、色々なパターンがあります。
)①まずはレターヘッド部分を作って下さい。
レター上部に質問者さんの社名・住所・電話番号・ファックス番号・メールアドレス(あれば)・URL(あれば)を印字します。
社名は少し大きく、太字にするとわかりやすいです。
参考↓http://someya1.hp.infoseek.co.jp/chap-2(1).html#2.4.3②右上に日付を入れて下さい。
日付の表示方法は色々あります。
2009年8月2日であれば、「08/02/09(アメリカ式。
月/日/年)」や「02/08/09(イギリス式。
日/月/年)」などです。
ただ、これだとややこしいので、“August 2, 2009” と表記するのが一番いいと思います。
③件名を入れる。
Attn.：Mr. 来られる方の名前 会社名From：あなたの名前 (または上司の方の名前) 会社名Re：Letter of Invitation来られる方の名前がわからない場合は、1行目を“To Whom It May Concern”として下さい。
④本文の書き出し部分を作成します。
Dear Mr. 〇〇,(名前がわかっている場合)Dear Sirs,(名前がわかっていない場合/男性)Dear Madam,(名前がわかっていない場合/女性)⑤本文を作成します。
We hope you are doing well.We are pleased to send you the letter of invitation. Please confirm the enclosure and feel free to contact us if you have any questions.Finally we are looking forward to seeing you here in Japan soon.Sincerely,あなたの名前(または上司の方の名前)*** この手紙以外に2枚以上同封書類がある場合は、3行目の“enclosure”を複数形の“enclosures”として下さい)訳：お元気ですか。
招へい書を送らせて頂きます。
同封の書類をご確認頂き、もしご質問等がございましたら、お気軽にお問い合わせ下さい。
最後に、ここ日本であなたにお会いできることを楽しみにしています。
以上のような感じでいかがでしょうか？
出だし部分に“Bula!(フィジー語でこんにちは)”と書くのも、いいかもしれません。
ビジネス文書の場合、主語は“I(私)”ではなく、“We(私たち)”を用います。
個人的に何かを伝えたい場合など、例外はあるかもしれませんが、基本は常に“We”です。
正式な文書ではないとのことなので、細かい部分は適当に変えて下さい。
ご参考頂ければ幸いです。
もしまだご不明な点があれば、もう一度質問して下さい。